Loi Rebsamen : Modalités de déroulement des réunions des IRP
Depuis la Loi n°2015-994 du 17 août 2015 dite Loi REBSAMEN, les praticiens attendaient la publication des Décrets d'application organisant les modalités de déroulement des réunions des IRP.
Voilà chose faite avec le Décret n°2016-453 du 12 avril 2016.
Sont ainsi énoncées les règles organisant les réunions en visioconférence, les délais de transmission des PV du CE, l'enregistrement et la sténographie lors des séances du Comité d'entreprise.
I - Visioconférence
Aux termes de la Loi REBSAMEN, l'employeur a été autorisé à recourir unilatéralement à la visioconférence pour réunir le Comité d'entreprise, dans la limite de trois fois par année civile (c'est-à-dire sur la période du 1er janvier au 31 décembre).
Cette possibilité d'opter unilatéralement pour la visioconférence trois par an, a également été étendue à chacune des instances représentatives suivantes : le CHSCT, le Comité central d'entreprise, le Comité de groupe, le Comité d'entreprise européen, le Comité de la société européenne, l'Instance de Coordination du CHSCT, ou pour la réunion commune et l'instance commune des institutions représentatives prévues à l'article L. 23-101-1.
La fixation d'un rythme supérieur à trois fois par an est toutefois possible.
Pour se faire, un accord entre l'employeur et les élus de l'instance représentative concernée, est requis.
En application du Décret d'application, la visioconférence doit garantir l'identification des membres de l'IRP concernée et leur participation effective en assurant une retransmission continue et simultanée du son et de l'image des délibérations. Des suspensions de séance pourront toutefois être organisées.
Concernant le déroulement du vote, le dispositif mis en place devra garantir la confidentialité des données transmises, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement du vote.
Sur un plan pratique, le vote doit intervenir dans les conditions suivantes :
- Étape 1 : L'engagement des délibérations est subordonné à la vérification que l'ensemble des membres a accès à des moyens techniques satisfaisant aux conditions susmentionnées ;
- Étape 2 : Le vote a lieu de manière simultanée. A cette fin, les participants disposent d'une durée identique pour voter à compter de l'ouverture des opérations de vote indiquée par le président de l'instance représentative.
II - Délais de transmission des PV du CE
En application de la Loi REBSAMEN, le secrétaire du Comité d'entreprise doit consigner les délibérations dans un procès-verbal qu'il lui appartient d'adresser à l'employeur dans un délai en respectant le formalisme fixé par un accord, ou à défaut dans les conditions définies par voie réglementaire.
Le Décret d'application précise qu'à défaut d'accord, le Procès-verbal doit être transmis dans les 15 jours suivant la réunion à laquelle il se rapporte.
Lorsqu'une nouvelle réunion est prévue dans ce délai de quinze jours, cette transmission doit être opérée au préalable.
On observera que le délai de 15 jours susvisés est par ailleurs réduit à seulement :
- trois jours dans l'hypothèse où la consultation concerne un projet de licenciement collectif pour motif économique ;
- un jour lorsque l'entreprise fait l'objet d'un redressement ou d'une liquidation judiciaire.
Sur un plan pratique, le procès-verbal doit a minima contenir, à défaut d'accord, le résumé des délibérations du comité et la décision motivée de l'employeur sur les propositions faites lors de la précédente réunion.
III – Enregistrement et sténographie des séances du Comité d'entreprise
La Loi REBSAMEN a autorisé le recours à l'enregistrement ou à la sténographie des séances du comité d'entreprise, en prenant soin de renvoyer aux dispositions réglementaires pour en fixer les modalités pratiques.
Le Décret d'application précise à cet égard que le recours à l'enregistrement ou à la sténographie, résulte d'une décision soit de l'employeur, soit de la délégation du personnel au Comité d'entreprise.
Lorsque cette décision émane du Comité d'entreprise, l'employeur ne peut s'y opposer sauf si les délibérations portent sur des informations revêtant un caractère confidentiel et qu'il a présentées comme telles.
Dans l'hypothèse où la sténographie est confiée à une personne extérieure, cette dernière est tenue à la même obligation de discrétion que les membres du Comité d'entreprise.
On relèvera enfin que lorsque la décision de recourir à l'un de ces dispositifs émane de l'employeur, celui-ci doit prendre en charge les frais y afférent, sous réserve d'un accord entre l'employeur et les membres du Comité d'entreprise en disposant autrement.
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